제5법칙
일일계획의 꾸준한 수립과 실행은
집중력과 시간 활용도를 높여준다.
[우선순위를 정한 일일업무리스트 ]
" 우리가 어떤 게획을 짤 때
시간을 투자하면 할수록
그 일에 소요되는 총시간은 더 작아진다.
바쁘기만 하고 성과는 없는 일들 때문에
스케줄에서 께획 짜는 시간이 없어지는
일은 피해야한다 " [에드윈 블리스 ]
그 날의 활동에 대해서
가치관에 의거하여 우선순위를 정하는
일일계획의 시간을 매일 아침 가져야한다.
그렇게 할 수만 있다면
당신은
스스로 위축되지 않을 것이요
당신 주위의 사람들을
위험에 빠뜨리는 일도 없을 것이다.
[ 방법론 - 일반 ]
1. 상대적으로 주의를 산만하게 만들지 않는 곳을 찾는다.
계획의 시간은 생각하는 시간이다.
아무에게도 방해받지 않고 혼자있을때
좀 더 명료하게 사고한다.
2. 장기 목표를 검토한다.
사소한 일에 메이다 보면 핵심가치관을 놓치기 쉽다.
일일업무리스트에는 당신의 꿈으로 이어지는
과제가 반드시 포함되어 있어야한다.
" 오늘, 목표에 접근하자면 내가 완수해야 하는일,
또는 시작이라도 해야 하는 일은 무엇인가?" 자문해보자.
3. 처리해야 하는 과제의수와 소요시간이
주어진 시간으로 충분한지 확인한다.
과도하게 계획하면 시작도 하기전에 계획에 질리고 말거나
그 날 마감하면서 별 진척이없는 것에 실망할 수 도 있다.
약속이나 정해진 일의 처리 시간을 계산후
남는 시간의 50%는 남겨두어 다음에 대비한다
- 미처 예상하지 못한 방해의경우
- 계획에 넣을 수 없는 긴급사항
나머지 50%의 시간으로 계획을 짠다.
4. 그 말의 과제를 위해 구체적 목표를 정해라
과제는 구체적으로 정해야 한다(예:실내운동 20분)
과제가 모호하면 모호한 대응으로 이어진다.
구체적인 목표를 세워야 뭔가를 맞출 확률이 높아진다.
5. 장애물을 예상해본다.
계획에 없는 일이 생기는 경우, 과제완수에 방해되는 상황을
예상해보고 대비책을 세워두라.
6. 과제의 우선 순위를 정해둔다.
예상치 못한 일의 발생으로 그 날 할일을 다 처리 못해도
우선순위대로 처리하면 그래도 만족감을 느길 것이다.
[ 방법론 - 3단계 ]
1단계 : 오늘 하고 싶은 일을 모조리 적어라
(긴급한 일이 아니더라도 꼭 포함시켜서)
어떤 과제에도 가치를 부여하지 말고 모조리 적어라
2단계 : 각각의 항목에 가치를 부여한다
(ABC 가치판단 시스템 이라고한다.)
중요한 순서대로 ABC 를 정한다.
A | 꼭 해야만 하는일 | 특별한 일이 없는한 제일 먼저하는 일 |
B | 해야 하는 일 | A를 다한 다음 시간이 남으면 하는일 |
C | 할 수도 있는 일 | A,B를 다하고 시간이 남을 때 하는일 |
3단계 : 숫자를 이용하여 닷 가치 판단을 한다.
ABC 안에서의 상대적 중요도를 생각하여
A-1, A-2, A-3 ....
B-1, B-2, B-3 ....
C-1, C-2, C-3 ... 처럼 정한다.
이렇게 우선 순위를 정하면
오늘 당신이 제일 먼저 끝내야 하는 일이 무엇인지 알게된다.
어느 순간이든
당신의 모든 에너지를
정말 중요한 일을 처리한데 집중해야 한다.
우선순위를 정한 일일업무리스트는
정말로 강력하면서도
믿을 수 없으리만큼 간단하다.
[ 방법론 - 파트별 ]
연간 계획표
월 일정표
월 주요 업무리스트
월 색인표
일일 계획및 기록
오늘의 우선업무
일일 지출
예정일정
오늘의 기록사항
이상의 구조로 이루어 진다
1. 일일 계획표
플래너의 핵심부로서 하루당 2 페이지로 이루어져있다.
[ 왼쪽 ]
▶ 오늘의 우선업무 : 우선순위를 정한 일일업무리스트
▶ 예정일정 : 시간이 고정된 약속을 기록
▶ 일일지출 : 지출내역 기록
[ 오른쪽 ]
빈 칸으로 되어 있지만 다른 시스템과 구별짓는 특징으로
우리 인생을 계획할 수 있게 해주는 놀라운 힘을 발휘한다.
▶ 그 날 꼭 기억해주고 싶은것이면 뭐든지 다 적는다.
- 전화난 회의에서 오간 내용
- 결정사항, 위임받은 사항
- 주소나 전화번호 심지어 잡지나 책의 제목 등
▶ 다음 날 계획을 짤 때 위 정보를
- 미래의 어느날 해당 일일계획표
- 전화번호부
- 핵심정보 섹션
- 프로젝트 섹션 등으로 옮겨 적는다.
[ 6가지 규칙 ]
1. 항상 데이 플래너를 가지고 다닐 것.
당신의 가치,목표 그리고 일일 업무리스트를
이 도구 안에 다 넣어둔 이상 언제나 곁에 두어야 한다.
휴가를 가더라도 휴대해야하며 그 때 떠오르는 아이디어나
생각나는 것들도 기록후 잊어 버리면된다.
2. 일정표는 한 개만 사용한다.
3. 매일 계획표를 짤 것
목수가 망치가 무겁다고 내려놓고 대신
손으로 못 박는 일은 없다.
인생의 사건을 콘트롤 하고자 한다면
이 강력한 도구를 매일 매일 사용하자.
4. 좋은 참고 체계를 갖출 것
- 날짜가 정해진 약속의 기록 옆에 괄호를 하여 날짜참조를 만든다
★ 12/5 일 통화하여 1/6일 약속잡았으면
1/6일 일일기록표 기록 옆 괄호 속에 12/5를 기록하여 참조한다
★ 장기간의 프로젝트를 위한 회의라면
프로젝트 섹션에 기록하고 참조를 기록해둔다.
5. 주요 업무 리스트를 이용할 것
- 그 달에 해야 하는 일들을 잊기 위한 도구이다.
가치는 그리 높지 않지만 언젠가 꼭 해야만 하는 일들이다.
- 일 주일에 한, 두번 리 리스트를 훑어보고
일일리스트에 올려 처리한다.
6. 월간 색인을 이용할 것
- 필요한 정보를 빨리 찾을 수 있도록 유지하는색인이다
- 어떠한 분류에도 해당하지 않는 일들을 적어 둔다.
★ 6/12 일 거리를 걷다가 마음에 드는 시가 적혀 있는
포스터를 보았다고 하자.
- 그날 일일기록사항에 기록하고
색인에 제목이나 핵심내용을 적은 후 6/12을 기록한다
- 9월에 이 시를 사용하려고 생각하면 월별 색인표를
며체개 훑어 보면 바로 참조할 수 있다.